Si has trabajado en un almacén o en un negocio que maneje su propio inventario, seguramente has escuchado hablar de las “tarjetas de control de existencias de almacén”. Pero ¿qué es exactamente una tarjeta de control de existencias?
Para empezar, debemos saber que esta tarjeta es un documento que sirve para llevar un registro de las salidas y entradas de mercancía del almacén. De esta manera, se puede tener un control del inventario del negocio y saber en todo momento cuáles son las existencias de cada producto.
Pero la tarjeta de control de existencias va más allá de solo llevar un registro de las salidas y entradas de mercancía. También sirve para obtener el importe de los inventarios o existencias en un momento determinado y para controlar el movimiento de las mercancías en el almacén, tanto en sus entradas y salidas, como en los precios obtenidos.
Además, permite al almacenista llevar un registro de las existencias y saber cuándo debe realizar un nuevo pedido. De esta forma, se puede evitar llegar a quedarse sin existencias de un producto y la merma en ganancias que esto podría ocasionar.
Una herramienta eficaz para el control de inventarios
Mantener un adecuado control de inventarios es fundamental para el éxito de cualquier negocio, por lo que la tarjeta de control de existencias es una herramienta muy valiosa. Además, mediante su uso se logra mantener y controlar las entradas, salidas, devoluciones y movimientos internos generados en un almacén y mantener la veracidad del inventario en condiciones óptimas.
En este sentido, la tarjeta de control de existencias permite lograr una veracidad del 99.98%, lo que es fundamental para que el negocio pueda operar adecuadamente. También es necesario contar con los formatos para controlar el objetivo y mantener el proceso en todos y cada uno de ellos con un entrenamiento básico.
Los datos que se necesitan para llevar a cabo el registro en la tarjeta de control de existencias son: fecha, número de código, descripción del producto, cantidad entrada/salida, quién entrega, quién recibe, quién autoriza y dónde se ubica. Es importante tener esta información actualizada para tener una veracidad del inventario en condiciones óptimas.
Los distintos tipos de registros de control de inventario
Es importante conocer que existen distintos tipos de registros de control de inventario, siendo la tarjeta de control de existencias de almacén una de las más utilizadas. Entre los distintos tipos de registros, podemos mencionar el formato de control de entrada y salida de productos y el formato de control de inventarios.
El formato de control de entrada y salida de productos es un registro secundario que se utiliza para controlar los movimientos internos que se generan en el almacén. Por su parte, el formato de control de inventarios se utiliza para llevar un registro actualizado del estado actual de los inventarios del negocio.
Todas estas herramientas son esenciales para poder llevar un adecuado control de inventarios y mantener la veracidad del inventario en condiciones óptimas.
El costo y su cálculo en la tarjeta de control de existencias
Uno de los aspectos que se registran en la tarjeta de control de existencias es el costo de los productos. Es importante señalar que el costo registrado en la tarjeta de control de existencias es el costo de compra de los productos y no el precio de venta.
Cuando hay un aumento de precios en la mercancía, se debe obtener un precio medio dividiendo el saldo entre las existencias. El costo medio se calcula a partir del aumento de mercancías y se registra al precio medio anterior.
Siguiendo este procedimiento, se logra tener un adecuado control de los costos de los productos que están en el inventario y, por lo tanto, de las ganancias que se pueden obtener.
Otros documentos relevantes para el control de inventarios
Además de la tarjeta de control de existencias, existen otros documentos que son relevantes para el control de inventarios en un negocio. Algunos de estos documentos son:
– El control de ingreso y salida de los colaboradores al centro laboral: este documento se utiliza para llevar un registro de los horarios de entrada y salida de los colaboradores del negocio y tener un control de la asistencia.
– El vale de caja: este documento se utiliza para la comprobación de gastos menores o préstamos que no tienen comprobante fiscal.
– El comprobante de gasto: este documento se utiliza para identificar el concepto del gasto menor sin comprobante.
– El memorandum: este escrito se utiliza para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción o disposición, etc.
– La circular: este comunicado escrito tiene como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo al mismo tiempo las causas de las mismas.
Todos estos documentos son relevantes para el control de inventarios y, por lo tanto, para la adecuada gestión de cualquier negocio.
La importancia de la planificación en el control de inventarios
La planificación es fundamental para llevar a cabo un adecuado control de inventarios y evitar problemas como quedarse sin existencias o tener productos obsoletos en el inventario.
Para llevar a cabo una adecuada planificación es necesario tener en cuenta algunos factores, como las ventas y proyección de ventas, la temporada y la rotación de los productos, así como también las condiciones de almacenamiento de los productos.
Con una adecuada planificación, se puede llevar a cabo un control de inventarios eficiente y evitar problemas que puedan afectar negativamente al negocio.
Conclusiones
En conclusión, la tarjeta de control de existencias de almacén es una herramienta básica para el adecuado control de inventarios en cualquier negocio. A través de su uso se logra tener un registro actualizado de las entradas y salidas de mercancía y tener una veracidad del inventario en condiciones óptimas.
Además, existen otros documentos que son relevantes para el control de inventarios, como el control de ingreso y salida de los colaboradores, el vale de caja, el comprobante de gasto, el memorandum y la circular.
Por último, la planificación es fundamental para llevar a cabo un adecuado control de inventarios y evitar problemas como quedarse sin existencias o tener productos obsoletos en el inventario. Si se sigue un adecuado control de inventarios, se podrá lograr el éxito en cualquier negocio.
