El Proceso Administrativo es un componente esencial de cualquier organización. Proporciona una guía práctica y eficaz para la realización de tareas gerenciales y establece una clara dirección para el éxito de una organización. El francés Henri Fayol es considerado el padre del concepto del proceso administrativo, quien definió que administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. Sin embargo, Lyndall Urwick se adhirió a las funciones descritas originalmente por Fayol y creó la división de la función de previsión asimilándola a las tareas de pronosticar y planear.
En la teoría de la administración, se considera el proceso administrativo como un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de la cual se efectúa la administración. Según Lyndall F. Urwick, estas fases reciben el nombre de mecánica y dinámica de la administración, cada una con una función específica y claramente diferenciada.
La Mecánica de la Administración
La primera fase del Proceso Administrativo, según Lyndall Urwick, es la mecánica, y está compuesta por dos etapas: la planeación y la organización. La planeación consiste en anticiparse al problema y tomar decisiones. Es el proceso de determinar los objetivos, condiciones y necesidades futuras, y determinar cómo alcanzarlos. Por otro lado, la organización se enfoca en definir la estructura de la organización, la asignación de recursos y la delegación de responsabilidades para llevar a cabo las actividades.
Ambas etapas son fundamentales para el éxito de una organización, ya que la falta de planificación y organización puede conducir a pérdidas financieras, ineficiencia en la utilización de los recursos y, en última instancia, a una posible bancarrota. La planeación y la organización son, por tanto, elementos cruciales del proceso mecánico de la administración.
La Dinámica de la Administración
La segunda fase del Proceso Administrativo, según Urwick, es la dinámica, que se divide en dos etapas: la dirección y el control. La dirección consiste en guiar, dirigir y motivar al personal de la organización para que alcancen los objetivos establecidos en la fase de planificación. El control, por otro lado, es el proceso de medir y evaluar el desempeño de la organización, corregir el rumbo cuando es necesario y optimizar el rendimiento.
La dirección y el control son igualmente importantes en la dinámica del Proceso Administrativo, ya que supervisan las operaciones y garantizan que las actividades sigan su curso en función de lo planeado. El éxito en estas dos áreas asegura que la organización esté en la vía correcta hacia la consecución de los objetivos y se eviten posibles riesgos a largo plazo.
La Importancia del Proceso Administrativo
El papel del proceso administrativo en el éxito empresarial es innegable. Cada una de las fases contribuye de manera significativa al desarrollo efectivo y eficiente de una organización. La planeación establece las bases para el éxito al fijar los objetivos, la organización garantiza que los recursos se utilicen con eficacia para lograr esos objetivos, la dirección proporciona la guía necesaria para motivar al personal y conseguir avances significativos y el control permite corregir los errores y garantizar que la organización esté en el camino correcto hacia la consecución de sus metas. Todos estos procesos son cruciales para el éxito y deben ser tratados con el mayor cuidado y atención.
Es por eso que varias teorías de la administración han sido desarrolladas concretamente para aplicar y mejorar el proceso administrativo. Un destacado ejemplo es la teoría desarrollada por Luther Gulick, que consiste en un proceso administrativo ampliado conocido como POSDCORB: Planear, Organizar, Integrar, Dirigir, Coordinar, Reportar y Presupuestar. Otros autores, como Ralph C. Davies y George R. Terry, también han creado su propia teoría, cada una con enfoques únicos en el proceso administrativo.
Los 4 Principios de la Administración de Urwick
Además de su teoría del Proceso Administrativo, Lyndall Urwick también propuso cuatro principios fundamentales de administración que ofrecen una guía adicional para la gestión y el éxito empresarial.
- Primero, identificar el problema correcto. No es suficiente identificar un problema, hay que asegurarse de que sea el problema correcto y que se estén tomando las medidas adecuadas para solucionarlo.
- Segundo, seleccionar la mejor alternativa. Una vez que se ha identificado el problema correcto, es importante considerar todas las opciones y seleccionar la mejor para resolverlo.
- Tercero, definir el trabajo. Las tareas deben estar definidas con claridad y precisión para evitar confusiones y mejorar la eficiencia en el trabajo.
- Cuarto, garantizar el progreso. El progreso debe ser evaluado y monitoreado de cerca para asegurarse de que se esté avanzando en la dirección correcta y que se alcancen los objetivos establecidos.
Estos cuatro principios son valiosos para cualquier organización y deben tratarse como herramientas útiles para la gestión y el éxito empresarial.
Conclusión
En resumen, el Proceso Administrativo según Urwick es un concepto fundamental para cualquier organización. Proporciona una orientación clara para la gestión y el éxito empresarial a través de fases mecanizadas y dinámicas de la administración. En las fases mecánicas, la planificación y la organización son vitales para establecer la dirección de la organización y garantizar que los recursos se utilicen de manera eficiente. En las fases dinámicas, la dirección y el control son esenciales para guiar y motivar al personal y asegurarse de que se esté avanzando en la dirección correcta. Además, los cuatro principios de la administración de Urwick pueden proporcionar una guía adicional para la gestión efectiva y el éxito empresarial. Con una buena comprensión del Proceso Administrativo, cualquier organización tiene una base sólida para alcanzar sus objetivos a largo plazo.
