La redacción de un oficio puede parecer una tarea ardua y compleja al principio, pero como muchas otras cosas en la vida, puede adquirirse habilidad y destreza con el tiempo. Incorporar las copias de los documentos que necesitas enviar a otras personas es una práctica común en la comunicación empresarial. En este artículo, vamos a profundizar en cómo incluir la copia de un oficio a otra persona.
La importancia de incluir una copia en un oficio
La inclusión de una copia en un oficio o cualquier otro documento es una práctica estándar en el ámbito empresarial. Al enviar una copia a otra persona, garantizamos que se mantenga informada y actualizada sobre todo lo que está sucediendo. En algunos casos, enviar copias se utiliza como una medida preventiva en el caso de que algo salga mal. Por ejemplo, en una empresa de construcción, puede ser útil enviar una copia de un oficio sobre los requisitos de salud y seguridad a todos los subcontratistas involucrados en un proyecto. De esta manera, todos estarán al tanto de los requisitos y la responsabilidad se reparte equitativamente.
Cómo incluir una copia en un oficio
Para incluir una copia de un oficio en otro documento, debe hacer lo siguiente:
- Asegúrese de tener una copia lista de la carta. Esto puede obtenerse mediante la fotocopia o la duplicación mecánica, como una “copia carbón”.
- Una vez que tenga la copia lista, incluya en el encabezado la frase “copia para”, seguida del nombre y apellido del destinatario. Esta frase se debe escribir con punto después de cada una de las iniciales. Por ejemplo, si el destinatario es Carlos García Pérez, debería escribirse: “c.c.p. C.G.P.”
- Agregue la copia al correo electrónico o al documento en papel. Si envía una carta por correo electrónico, asegúrese de utilizar la función “CC” para incluir el destinatario adicional. Si envía una carta en papel con la copia incluida, colóquela debajo de la firma del remitente.
Usar la abreviatura correcta
Al incluir copias en un oficio, es importante utilizar la abreviatura correcta para que no haya confusiones. La abreviatura más común es “c. c.” que significa “con copia”. Sin embargo, cuando se envía una copia específica a una persona o entidad, es mejor usar la abreviatura “c. c. p.” que significa “con copia para”.
La abreviatura “c. c. p.” se usa cuando se envía una copia específica de un documento a una persona determinada. En este caso, debe incluir el nombre completo y el cargo de la persona. Por ejemplo, si envía una copia de un oficio a un abogado, puede escribir “c. c. p. Lic. Juan García, abogado”, para asegurarse de que la copia llegue al abogado concreto en lugar de perderse en el proceso.
Escribiendo el encabezado del oficio
Analicemos ahora cómo crear un encabezado correcto e impresionante en un oficio. Comience por colocar en la parte superior izquierda el nombre y dirección de la entidad a la que está destinado el oficio.
Debajo de la dirección, debe incluir el saludo, que debe ser apropiado para la persona o entidad a la que está enviando el oficio. Si escribe a una entidad gubernamental, puede usar “Estimado señor o señora”, mientras que si escribe a un miembro del personal o a una entidad privada, puede usarse el nombre y apellido del destinatario, seguido de un saludo cordial.
Después del saludo, se incluye el cuerpo de la carta, que debe ser claro, conciso y bien estructurado. Utilice negritas para resaltar los puntos más importantes y divida el cuerpo en párrafos para facilitar la lectura.
Escribiendo la posfirma del oficio
La posfirma del oficio es igual de importante que el encabezado. Debe escribir el nombre y el cargo de la persona que firma el documento, y si es posible, incluir el sello de la empresa o institución.
Si va a enviar copias adicionales del documento, puede incluir la abreviatura “c. c. p.” seguida del nombre completo y cargo de la persona a la que se envía una copia. Para que quede claro, debe colocarse debajo de la firma y alinearse a la izquierda. Recuerde que si se incluyen varias abreviaturas, deben ir separadas por una coma.
Conclusión
Incluir copias en un oficio es una práctica común en el mundo empresarial y es importante hacerlo correctamente. Para incluir una copia, asegúrate de tener una copia lista de la carta. Luego, escribe la frase “copia para” seguido del nombre y apellido del destinatario donde deseas que la copia sea enviada. Agrega la copia al correo electrónico o al documento en papel y listo. Siempre recuerda utilizar la abreviatura correcta para que no haya confusiones. Utiliza el encabezado y la posfirma de manera efectiva para crear un oficio profesional y con estilo.
